Buchungsstapel

WooCommerce DATEV Export ohne Plugin

WooCommerce ist die verbreitetste Shop-Software in Deutschland – und hat im Kern keinen Bestellexport. Wer Umsätze aus WooCommerce als DATEV-Buchungsstapel an den Steuerberater geben will, hatte bisher zwei Wege: ein DATEV-Plugin im Shop, das mit Adminrechten läuft und mehrere hundert Euro im Jahr kostet, oder Handarbeit in Excel. Dieser Beitrag beschreibt einen dritten: ein kostenloses Export-Plugin für die Bestell-CSV und ein Konverter außerhalb des Shops.

Warum ein DATEV-Plugin im Shop nicht nötig ist

Ein DATEV-Buchungsstapel ist am Ende eine Textdatei im EXTF-Format mit einer Zeile je Buchung. Alles, was dafür gebraucht wird, steht in den Bestelldaten: Datum, Betrag, Steuer, Lieferland, Zahlungsart, Status, Erstattungen. Ein Plugin im Shop hat darauf keinen besseren Zugriff als ein CSV-Export – es hat nur mehr Rechte.

Für den Steuerberater ist der Unterschied praktisch: Er muss sich nicht in das WordPress-Backend des Mandanten einloggen und kein Plugin pflegen. Der Mandant exportiert die Bestellungen des Monats, lädt die Datei hoch (oder nutzt den Upload-Link der Kanzlei, dann kommt die EXTF-Datei direkt per Mail in die Kanzlei), und in DATEV Rechnungswesen wird sie über Buchen › Stapelverarbeitung importiert.

Die Datei: „Order Export & Order Import for WooCommerce“

Da WooCommerce selbst keinen Bestellexport bietet, wird das kostenlose Plugin „Order Export & Order Import for WooCommerce“ von WebToffee verwendet. Es schreibt eine CSV mit einer Zeile je Bestellung und einem snake_case-Spaltenkopf. Erwartet werden mindestens die Spalten order_number (oder order_id), order_total, order_date und status; fehlt eine davon, wird die Datei als „keine WooCommerce-Bestellexport-Datei“ abgelehnt.

Die Positionen stehen in Spalten line_item_1 bis line_item_n in der Form name:…|product_id:…|sku:…|quantity:…|total:…|sub_total:…|tax:…. Versand steht in shipping_total und shipping_tax_total, Gebühren in fee_items, Erstattungen in refund_items (amount:…|reason:…|date:…, mehrere durch ; getrennt).

Netto plus Steuer je Position

WooCommerce speichert Preise intern immer netto, unabhängig von der Anzeigeeinstellung im Shop. Die CSV liefert daher je Position den Nettobetrag nach Rabatt und die Steuer daneben. Daraus ergibt sich der Bruttobetrag der Position, und aus dem Verhältnis Steuer zu Netto der Steuersatz – gerundet auf den ganzen Prozentsatz, den der Shop konfiguriert hat.

Das ist ein Vorteil gegenüber dem Shopify-Bestellexport: Dort muss der Satz je Position aus den Steuerzeilen der Bestellung rekonstruiert werden (siehe Shopify Umsätze in DATEV buchen). Bei WooCommerce ist die Steuerklasse je Position exakt, auch bei gemischten Bestellungen mit 7 % und 19 %.

Aus Position und Lieferland (shipping_country, ersatzweise billing_country) folgt die Buchung nach demselben Schema wie bei allen Plattformen: eine Buchungszeile je Steuersatz und Bestellung, Konto = Geldtransitkonto der Zahlungsart, Gegenkonto = Erlöskonto, Bruttobetrag. Im SKR03 sind das 8400 (19 %), 8300 (7 %), 8120 (Ausfuhr), 8336 (EU-B2B Reverse Charge) und 8339 (OSS); im SKR04 4400, 4300, 4120, 4336, 4339. Versand folgt dem Steuersatz der Ware, bei gemischten Bestellungen anteilig. Gutscheinverkäufe werden am Positionsnamen erkannt und auf das Verbindlichkeitskonto gebucht.

Fehlt das Lieferland, wird als Inland gebucht und ein Hinweis gesetzt; fehlt es und wurde keine Steuer berechnet, wird mit 0 % gebucht und ebenfalls auf die Prüfung hingewiesen.

Welche Bestellungen gebucht werden

Gebucht werden Bestellungen mit Status processing, completed oder refunded. Alle anderen Status – pending, on-hold, cancelled, failed – haben keinen Umsatz erzeugt oder noch nicht und werden übersprungen; die Vorschau zählt sie auf. Nur Bestellungen in Euro werden verarbeitet.

Als Zahlungsart wird PayPal (auch „PPCP“) erkannt und dem PayPal-Geldtransitkonto 1361 zugeordnet; alle anderen Zahlungsarten laufen auf 1362 (SKR04: 1461 / 1462).

Erstattungen mit Datum

Ein weiterer Vorteil der WooCommerce-CSV: refund_items enthält je Erstattung Betrag, Grund und Datum. Die Erstattung wird also am tatsächlichen Erstattungstag gebucht, nicht pauschal am Monatsende. Sie spiegelt den Verkauf (Haben statt Soll), anteilig über die Steuerklassen der Bestellung.

Was auch diese CSV nicht enthält

Zwei Lücken bleiben und stehen als Hinweis je Bestellung in der Vorschau:

Kosten im Vergleich

Die etablierten DATEV-Schnittstellen für WooCommerce kosten in der Größenordnung von 529 € im Jahr und laufen als Plugin im Shop. Der Konverter kostet 19 € je Mandant und 30 Tage oder 149 € im Jahr, 14 Tage kostenlos ohne Karte; Kanzleien zahlen 49 € je 30 Tage für 10 Mandanten, jeder weitere 4 €. Es gibt kein Plugin im Shop, keinen Adminzugang, und hochgeladene Dateien werden im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert.

Werkzeuge dazu, kostenlos im Browser: Bestellexport prüfen liest die WebToffee-CSV und zeigt Umsätze je Steuerfall und Zahlungsart; die Kontentabelle SKR03/SKR04 listet die Konten, die der Steuerberater dafür braucht.

Häufige Fragen

Geht auch ein anderes Export-Plugin? Derzeit wird das Format des WebToffee-Plugins „Order Export & Order Import for WooCommerce“ gelesen. Andere Formate können über das Formular auf der Startseite angefragt werden.

Werden Bestellungen mit Status „on-hold“ gebucht? Nein. Nur processing, completed und refunded gelten als bezahlt. Alles andere erscheint in der Liste der übersprungenen Bestellungen.

Was passiert, wenn der Steuerberater den Import prüfen will, bevor etwas bezahlt wird? Die Vorschau mit Summen je Konto, den ersten Buchungszeilen und allen Hinweisen ist in der Testphase vollständig sichtbar. Typische Importprobleme sind unter EXTF-Import: typische Fehler beschrieben.

Exportieren Sie die Bestellungen eines Monats mit dem WebToffee-Plugin und laden Sie die Datei hoch: https://buchungsstapel.de/.

Alle Artikel · Stand 2026-09-05