OSS-Buchungen aus dem Shop: EU-Lieferungen richtig in DATEV

Sobald ein Shop ins EU-Ausland liefert, reicht „19 % auf alles“ nicht mehr. Je nach Lieferland, Kundentyp und OSS-Registrierung entstehen drei Sachverhalte, die im DATEV-Buchungsstapel auf drei Erlöskonten und mit unterschiedlich gefüllten Feldern landen. Dieser Beitrag zeigt, wie aus dem Bestellexport von Shopify oder WooCommerce die richtigen Buchungen werden – und wo die CSV an ihre Grenzen stößt.

Das Lieferland entscheidet

Die Steuerklasse einer Bestellung wird nicht aus dem Steuersatz allein abgeleitet, sondern zuerst aus dem Lieferland. Maßgeblich ist Shipping Country (Shopify) bzw. shipping_country (WooCommerce); fehlt es, wird das Rechnungsland verwendet. Daraus ergibt sich die Einordnung:

Ein 20 %-Satz allein sagt noch nichts – er gehört zu Österreich, könnte aber auch ein falsch konfigurierter Satz sein. Erst Lieferland, Satz und OSS-Einstellung des Mandanten zusammen ergeben eine Buchung.

OSS: Bestimmungsland und Satz in Feld 40 und 41

Ist der Mandant beim One-Stop-Shop registriert (Einstellung „OSS“ im Mandanten), werden Lieferungen an Privatkunden in ein EU-Land mit dem Steuersatz des Bestimmungslandes gebucht. Eine Bestellung nach Österreich mit einem Artikel zu 20 % und einem Buch zu 10 % erzeugt zwei Buchungszeilen: beide auf das OSS-Erlöskonto 8339, einmal mit 20 %, einmal mit 10 %.

Im EXTF-Format landen diese Angaben in zwei Spalten:

• Feld 40 „EU-Land u. UStID (Bestimmung)“ – das Bestimmungsland, z. B. AT.
• Feld 41 „EU-Steuersatz (Bestimmung)“ – der Steuersatz des Bestimmungslandes, z. B. 20.

Der BU-Schlüssel bleibt leer, da OSS auf ein eigenes Konto gebucht wird und es dafür keinen Standardschlüssel gibt. Versandkosten folgen wie immer der Ware: Bei der Österreich-Bestellung wird der Versand anteilig auf die 20 %- und 10 %-Klasse verteilt.

Ist OSS im Mandanten nicht aktiviert, werden EU-Lieferungen an Privatkunden wie Inlandsumsätze behandelt. Trägt eine Bestellung dann einen Satz, der kein deutscher ist (etwa 20 %), erscheint ein Hinweis: „Steuersatz 20 % ist kein deutscher Satz – als 19 % gebucht. Bei EU-Lieferungen: OSS in den Einstellungen aktivieren.“ Diese Warnung ist ein zuverlässiges Zeichen dafür, dass die OSS-Einstellung fehlt.

Reverse Charge: Feld 40 bleibt leer

Liefert der Shop ohne Steuer an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung, gebucht als Reverse Charge auf 8336 (SKR04: 4336). Erkannt wird das an zwei Merkmalen: Lieferland in der EU, keine Steuer berechnet, und ein Firmenname in der Bestellung (Billing Company bzw. billing_company, ersatzweise Lieferadresse).

Hier liegt die wichtigste Lücke der Bestellexporte: Weder Shopify noch WooCommerce schreiben die USt-IdNr. des Kunden in die CSV. Feld 40, das bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Land und USt-IdNr. des Kunden aufnimmt, bleibt deshalb leer. Jede solche Buchung trägt einen Hinweis in der Vorschau: „EU-Lieferung nach FR ohne Steuer an Bureau Test SAS – als Reverse Charge gebucht; USt-IdNr. fehlt in der CSV (Feld 40 leer).“ Der Steuerberater ergänzt die USt-IdNr. aus der Rechnung oder dem Kundenstamm.

Fehlt bei einer steuerfreien EU-Lieferung auch der Firmenname, ist das verdächtig: Ein Privatkunde hätte Steuer zahlen müssen. Die Bestellung wird dann mit 0 % gebucht (bei OSS-Registrierung als OSS-Zeile mit 0 %, sonst als Inland 0 %) und mit dem Hinweis „ohne Steuer und ohne Firma – bitte prüfen (Steuer nicht berechnet?)“ markiert.

Ausfuhr ins Drittland

Lieferungen in Länder außerhalb der EU – Schweiz, Norwegen, Vereinigtes Königreich, USA – werden ohne Hinweis als Ausfuhr auf 8120 (SKR04: 4120) gebucht, mit 0 % und ohne BU-Schlüssel. Felder 40 und 41 bleiben leer; die Ausfuhr ist keine EU-Lieferung.

Bestellungen in anderer Währung als Euro (z. B. ein Schweizer Kunde, der in CHF zahlt) werden nicht ungeprüft übernommen; nur Shops mit Basiswährung Euro werden verarbeitet.

Prüfliste für den Steuerberater

Bevor der Stapel importiert wird, lohnt ein Blick auf die Hinweise der Vorschau:

1. Warnungen „kein deutscher Satz“ – fast immer ein Zeichen, dass OSS im Mandanten aktiviert werden muss.
2. Reverse-Charge-Zeilen – USt-IdNr. in Feld 40 nachtragen.
3. EU-Lieferung ohne Steuer und ohne Firma – im Shop klären, warum keine Steuer berechnet wurde.
4. Summe je Konto – 8339 muss zur OSS-Meldung des Monats passen, 8336 zur Zusammenfassenden Meldung.

Die plattformspezifischen Details stehen in den Beiträgen zu Shopify, WooCommerce, Wix und Shopware.

Werkzeuge dazu, kostenlos im Browser: Bestellexport prüfen zeigt die OSS-Länder und -Sätze im Export; die Kontentabelle SKR03/SKR04 hat auf Wunsch ein OSS-Unterkonto je Bestimmungsland.

Häufige Fragen

Warum wird eine österreichische Bestellung mit 19 % gebucht? Weil OSS im Mandanten nicht aktiviert ist. Ohne OSS-Registrierung werden EU-Lieferungen an Privatkunden mit deutscher Umsatzsteuer behandelt; ein abweichender Satz wird auf 19 % gesetzt und als Hinweis gemeldet.

Kann der Konverter die USt-IdNr. prüfen oder ergänzen? Nein. Die USt-IdNr. steht nicht im Bestellexport. Die Reverse-Charge-Buchung ist vorbereitet, Feld 40 wird vom Steuerberater gefüllt.

Gibt es je OSS-Land ein eigenes Erlöskonto? Vorbelegt ist ein OSS-Konto (8339 bzw. 4339) für alle Länder; das Land steht in Feld 40. Die Kontenzuordnung ist je Mandant editierbar. Zur Bedeutung von Automatikkonten und BU-Schlüssel siehe EXTF-Import: typische Fehler.

Laden Sie einen Monat mit EU-Bestellungen hoch und prüfen Sie in der Vorschau, welche Zeilen auf 8339, 8336 und 8120 landen: https://buchungsstapel.de/.