EXTF-Buchungsstapel in DATEV importieren: typische Fehler

Das DATEV-Format für Buchungsstapel (EXTF) ist gut dokumentiert, aber unnachgiebig. Eine Datei, die in Excel plausibel aussieht, kann in DATEV Rechnungswesen trotzdem abgelehnt werden – wegen eines # im Belegfeld, einer falschen Kodierung oder eines BU-Schlüssels auf einem Automatikkonto. Dieser Beitrag listet die häufigsten Fehler beim Import von Shop-Umsätzen und wie der Konverter sie vermeidet.

Aufbau der Datei

Ein EXTF-Buchungsstapel besteht aus drei Teilen: einer Kopfzeile mit 31 Feldern (darunter Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Zeitraum, Bezeichnung und in Feld 27 der Kontenrahmen „03“ oder „04“), einer Spaltenüberschrift mit 125 Spaltennamen (ohne Anführungszeichen) und den Buchungszeilen. Trennzeichen ist ;, Zeilenende CRLF, Dezimaltrennzeichen das Komma, das Belegdatum steht als TTMM, Kopfdaten als JJJJMMTT. Der Dateiname beginnt mit EXTF_.

Der Aufbau folgt der DATEV-Dokumentation zum Buchungsstapel-Format (developer.datev.de, „File Interfaces“); verbindlich ist immer die aktuelle DATEV-Beschreibung.

Fehler 1: Unzulässige Zeichen im Belegfeld

Belegfeld 1 und 2 erlauben nur Buchstaben, Ziffern und die Zeichen $ & % * + - /. Kein #, kein Leerzeichen, keine Umlaute, kein Punkt. Genau hier scheitern Shop-Exporte regelmäßig: Shopify-Bestellnummern heißen #1042, WooCommerce-Nummern können Präfixe mit Bindestrich oder Punkt tragen.

Der Konverter entfernt alle unzulässigen Zeichen: Belegfeld 1 erhält 1042, Belegfeld 2 ist auf 12 Zeichen begrenzt, Belegfeld 1 auf 36. Die Bestellnummer im Original (#1042) steht in der Auftragsnummer (Feld 95, bis 30 Zeichen) und im Buchungstext (bis 60 Zeichen), wo diese Zeichen zulässig sind. Vor der Ausgabe wird jede Zeile noch einmal geprüft; ein unzulässiges Zeichen im Belegfeld bricht den Export ab, statt eine defekte Datei zu liefern.

Fehler 2: Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr

Die Kopfzeile muss zum Mandanten in DATEV passen, sonst wird der Stapel gar nicht erst zugeordnet. Drei Angaben liefert der Steuerberater:

• Beraternummer – 7 Ziffern.
• Mandantennummer – 1 bis 5 Ziffern.
• Beginn des Wirtschaftsjahres – bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr der 1. Januar; bei abweichendem Wirtschaftsjahr das tatsächliche Datum. Ein Stapel für August 2026 mit Wirtschaftsjahresbeginn 1. Januar 2027 wird abgelehnt.

Dazu kommt die Sachkontenlänge: standardmäßig 4 Stellen für SKR03/SKR04; wer in DATEV mit längeren Kontonummern arbeitet, hinterlegt das im Mandanten. Diese Werte werden einmal je Mandant eingetragen und in jede Datei geschrieben.

Fehler 3: Falsche Zeichenkodierung

DATEV erwartet die Datei in CP1252 (Windows-1252), nicht in UTF-8. Ein UTF-8-Buchungsstapel wird meist eingelesen, aber Umlaute im Buchungstext („Müller“) erscheinen als Zeichensalat, und ein Byte-Order-Mark am Dateianfang kann den Import ganz verhindern. Umgekehrt liefern Shop-Exporte UTF-8 – die Shopify-CSV sogar mit BOM.

Der Konverter liest UTF-8 und schreibt CP1252; das Euro-Zeichen ist darin enthalten, Zeichen außerhalb des Zeichensatzes werden ersetzt. Wer die EXTF-Datei in einem Editor öffnet, sollte sie nicht als UTF-8 speichern.

Fehler 4: BU-Schlüssel auf Automatikkonten

Der häufigste inhaltliche Fehler. Automatikkonten wie 8400 / 8300 (SKR03) oder 4400 / 4300 (SKR04) tragen den Steuersatz selbst; die Umsatzsteuer wird in DATEV automatisch abgespalten. Wird dazu ein BU-Schlüssel übergeben (z. B. „3“ für 19 %), lehnt DATEV die Zeile ab oder bucht doppelt.

Regel: Automatikkonten → BU-Schlüssel leer. Nur wenn der Mandant mit Erlöskonten ohne Automatikfunktion arbeitet, wird der Schlüssel benötigt: „3“ für 19 %, „2“ für 7 %; für Ausfuhr, Reverse Charge und OSS bleibt er auch dann leer, da diese auf eigene Konten (8120, 8336, 8339) laufen. In den Mandanteneinstellungen ist „Automatikkonten“ standardmäßig aktiv; wer eigene Konten ohne Automatik zuordnet, schaltet die Option ab, und der Konverter setzt die Schlüssel.

Zu den Konten und ihrer Belegung im Einzelnen: Shopify Umsätze in DATEV buchen und OSS-Buchungen aus dem Shop.

Fehler 5: Felder 40 und 41 falsch belegt

Feld 40 „EU-Land u. UStID (Bestimmung)“ und Feld 41 „EU-Steuersatz (Bestimmung)“ werden nur bei EU-Sachverhalten gefüllt: bei OSS mit Bestimmungsland und Satz, bei Reverse Charge mit der USt-IdNr. des Kunden. Bei Inlands- und Ausfuhrbuchungen bleiben beide leer. Da Shop-Exporte die USt-IdNr. nicht enthalten, bleibt Feld 40 bei Reverse-Charge-Zeilen leer und wird vom Steuerberater ergänzt – die Vorschau weist auf jede betroffene Zeile hin.

Fehler 6: Feldlängen und Festschreibung

Bezeichnung des Stapels maximal 30 Zeichen, Herkunft 2, Buchungstext 60, USt-IdNr. in Feld 40 15 Zeichen; der Konverter kürzt entsprechend. Das Kopffeld Festschreibung steht standardmäßig auf 1: Die Buchungen werden beim Import festgeschrieben (GoBD).

Prüfen vor dem Import: das DATEV-Format-Prüfprogramm

DATEV stellt ein kostenloses Format-Prüfprogramm bereit, das eine EXTF-Datei ohne Import auf Struktur, Feldlängen und Zeichensatz prüft. Für die erste Datei eines neuen Mandanten ist das sinnvoll: Akzeptiert es die Datei, sind Fehler 1, 3 und 6 ausgeschlossen. Inhaltliche Fehler – falsches Konto, falscher Steuersatz – findet es nicht; dafür ist die Vorschau mit Summen je Konto da.

Wer die Datei schnell und ohne Installation prüfen will: Unsere EXTF-Prüfung läuft im Browser, lädt nichts hoch und deckt dieselben Formregeln ab – Kodierung, Kopfzeile, Belegfelder, BU-Schlüssel auf Automatikkonten, Belegdatum im Zeitraum. Die Begriffe dazu erklärt das Glossar.

Import: Stapelverarbeitung

Der Import erfolgt in DATEV Rechnungswesen über Buchen › Stapelverarbeitung. Die Datei EXTF_Buchungsstapel_JJJJ-MM.csv wird unverändert übergeben. Danach sollten die Summen je Konto mit der Vorschau übereinstimmen – Erlöskonten wie Geldtransitkonten 1360/1361/1362.

Werkzeuge dazu, kostenlos im Browser: EXTF-Datei prüfen und reparieren meldet die Fehler aus diesem Artikel und behebt die mechanischen (Kodierung, Zeilenenden, Belegfelder) auf Wunsch selbst; EXTF-Kopfzeile erzeugen baut eine gültige Kopf- und Spaltenzeile aus Berater- und Mandantennummer.

Häufige Fragen

DATEV meldet „ungültiges Belegfeld“. Was tun? Prüfen Sie, ob die Datei nach dem Download verändert wurde. Der Konverter gibt keine Zeile mit #, Leerzeichen oder Umlauten im Belegfeld aus; solche Zeichen entstehen meist durch Speichern in Excel.

Kann ich den Stapel in Excel öffnen? Zum Ansehen ja, zum Speichern nein: Excel ändert Kodierung, Anführungszeichen und Datumsformate. Zur Kontrolle dienen Vorschau und Prüfprogramm.

Der Stapel wird importiert, aber die Umsatzsteuer stimmt nicht. Fast immer ein BU-Schlüssel auf einem Automatikkonto oder ein Nicht-Automatikkonto ohne Schlüssel. Prüfen Sie die Einstellung „Automatikkonten“ im Mandanten gegen den Kontenplan des Steuerberaters.

Erzeugen Sie einen Buchungsstapel aus dem Bestellexport und lassen Sie ihn vor dem ersten Import durch das Prüfprogramm laufen: https://buchungsstapel.de/.