Glossar: DATEV-Import und Shop-Buchhaltung

Die Begriffe, die in DATEV-Fehlermeldungen, Kanzlei-Mails und unseren Anleitungen vorkommen — kurz und ohne Steuerberatung. Kontonummern jeweils SKR03, in Klammern SKR04. Verbindlich ist der Kontenplan des Steuerberaters.

EXTF · Buchungsstapel · Beraternummer / Mandantennummer · Wirtschaftsjahr (WJ-Beginn) · Sachkontenlänge · SKR03 / SKR04 (Kontenrahmen) · Automatikkonto · BU-Schlüssel · Belegfeld 1 / Belegfeld 2 · Belegdatum · Buchungstext · Soll / Haben (S/H) · Generalumkehr · Geldtransitkonto (1360 / 1460) · Erlöskonten (8400 / 8300, 4400 / 4300) · Steuerfreie Ausfuhr (8120 / 4120) · Reverse Charge / innergemeinschaftliche Lieferung (8336 / 4336) · OSS (One-Stop-Shop, 8339 / 4339) · Feld 40 / Feld 41 · Nebenkosten des Geldverkehrs (4970 / 6855) · Gutschein-Verbindlichkeit (1593 / 3272) · Festschreibung · CP1252 (Windows-1252) · DATEV-Format-Prüfprogramm · Stapelverarbeitung · Connector vs. Buchungsstapel

EXTF: Kennzeichen im ersten Feld einer DATEV-Importdatei: „EXTF“ steht für eine extern erzeugte Datei, „DTVF“ für einen Export aus DATEV selbst. Nur EXTF-Dateien lassen sich in DATEV Rechnungswesen importieren. Der Dateiname beginnt ebenfalls mit EXTF_, sonst erkennt DATEV die Datei nicht. Siehe: EXTF-Datei prüfen, Typische Importfehler
Buchungsstapel: DATEVs Begriff für eine Sammlung von Buchungen, die gemeinsam importiert und verarbeitet werden — typischerweise ein Monat. Als Datei: eine CSV mit Kopfzeile (31 Felder), Spaltenzeile (125 Spalten) und einer Zeile je Buchung, Trennzeichen Semikolon, Kodierung CP1252, Zeilenende CR/LF. Datenkategorie 21 in der Kopfzeile. Siehe: Buchungsstapel oder Connector?
Beraternummer / Mandantennummer: Die DATEV-Kennung der Kanzlei (Beraternummer, bis 7 Ziffern) und des Unternehmens innerhalb der Kanzlei (Mandantennummer, 1 bis 5 Ziffern). Beide stehen in der Kopfzeile des Stapels; stimmen sie nicht mit DATEV überein, wird der Stapel gar nicht erst dem Mandanten zugeordnet. Beide nennt der Steuerberater. Siehe: EXTF-Kopfzeile erzeugen
Wirtschaftsjahr (WJ-Beginn): Der erste Tag des Geschäftsjahres, Kopffeld 13 als JJJJMMTT. Bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr der 1. Januar. Der Zeitraum des Stapels muss vollständig in diesem Wirtschaftsjahr liegen — ein August-Stapel mit Wirtschaftsjahresbeginn im Folgejahr wird abgelehnt. Siehe: EXTF-Kopfzeile erzeugen
Sachkontenlänge: Anzahl der Stellen der Sachkonten im DATEV-Mandanten, 4 bis 8 (Kopffeld 14). Standard bei SKR03/SKR04 ist 4. Personenkonten (Debitoren, Kreditoren) dürfen genau eine Stelle länger sein. Ein Stapel mit fünfstelligen Konten in einem vierstelligen Mandanten schlägt fehl. Siehe: EXTF-Kopfzeile erzeugen
SKR03 / SKR04 (Kontenrahmen): Die beiden gebräuchlichen DATEV-Standardkontenrahmen. SKR03 ist nach Prozessgliederung aufgebaut (Erlöse ab 8000, z. B. 8400 für 19 %), SKR04 nach Abschlussgliederung (Erlöse ab 4000, z. B. 4400). Die Nummern unterscheiden sich, die Logik ist gleich. Kopffeld 27 des Stapels nennt den Rahmen als „03“ oder „04“; welcher gilt, entscheidet der Steuerberater. Siehe: Kontentabelle SKR03/SKR04 für Onlineshops
Automatikkonto: Ein Konto, das seinen Steuersatz selbst trägt: Bucht man auf 8400 (SKR04: 4400), spaltet DATEV die 19 % Umsatzsteuer automatisch ab. Ebenso 8300/4300 für 7 %, 8120/4120 für steuerfreie Ausfuhr, 8336/4336 und 8339/4339 für EU-Sachverhalte. Auf Automatikkonten darf kein BU-Schlüssel stehen — das ist der häufigste inhaltliche Importfehler. Siehe: Fehler 4: BU-Schlüssel auf Automatikkonten
BU-Schlüssel: Berichtigungs- und Umsatzsteuerschlüssel, Feld 9 der Buchungszeile. Er teilt DATEV den Steuersatz mit, wenn das Konto ihn nicht selbst kennt: „3“ für 19 %, „2“ für 7 %, „9“ für 19 % Vorsteuer. Auf Automatikkonten bleibt er leer. Wer eigene Erlöskonten ohne Automatikfunktion nutzt, braucht ihn; der Konverter setzt ihn dann über die Mandanteneinstellung „Automatikkonten“.
Belegfeld 1 / Belegfeld 2: Die Rechnungs- oder Belegnummer (Feld 11, bis 36 Zeichen) und eine Zusatznummer (Feld 12, bis 12 Zeichen). Zulässig sind nur Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern und $ & % * + - /. Kein #, kein Leerzeichen, kein Punkt — genau daran scheitern Shop-Exporte: Shopify-Bestellungen heißen „#1042“. Der Konverter schreibt „1042“ ins Belegfeld und behält „#1042“ in Auftragsnummer und Buchungstext. Siehe: EXTF-Datei prüfen und reparieren
Belegdatum: Datum der Buchung, Feld 10, im Format TTMM ohne Jahr (1408 = 14. August). Das Jahr ergibt sich aus dem Zeitraum in der Kopfzeile. Ein Belegdatum außerhalb von „Datum von/bis“ wird abgelehnt; deshalb landet eine Erstattung aus dem Folgemonat im Stapel des Folgemonats.
Buchungstext: Freitext je Buchung, Feld 14, bis 60 Zeichen in Anführungszeichen. Hier dürfen Umlaute, Raute und Leerzeichen stehen. Konverter nutzen ihn für Plattform, Bestellnummer, Kunde und Hinweise wie „USt-IdNr. fehlt“ — damit der Steuerberater die Lücke im Kontoblatt sieht, nicht nur in einer Vorschau.
Soll / Haben (S/H): Feld 2 gibt an, auf welcher Seite das Konto in Feld 7 bebucht wird; das Gegenkonto (Feld 8) nimmt automatisch die andere Seite. Beträge sind immer positiv — eine Erstattung ist keine negative Buchung, sondern eine mit vertauschten Seiten (oder eine Generalumkehr).
Generalumkehr: DATEVs Stornotechnik: Feld 118 mit „1“ bucht denselben Betrag negativ auf denselben Seiten, statt Soll und Haben zu tauschen. Ergebnis ist gleich, aber Umsatz- und Verkehrszahlen bleiben sauber. Shop-Konverter buchen Erstattungen meist als Spiegelbuchung, nicht als Generalumkehr.
Geldtransitkonto (1360 / 1460): Zwischenkonto für Geld, das unterwegs ist: Der Shop hat verkauft, die Auszahlung des Zahlungsdienstleisters kommt erst Tage später. Konverter buchen den Bruttoumsatz auf ein Geldtransitkonto je Zahlungsart — 1360 Shopify Payments, 1361 PayPal, 1362 Sonstige (SKR04: 1460/1461/1462). Beim Bankabgleich der Kanzlei wird die Auszahlung „Bank an 1360“ gebucht; das Konto geht auf null, bis auf Gebühren und Timing. Siehe: Shopify in DATEV buchen, Shopify Payments Auszahlungen abgleichen, Kontentabelle
Erlöskonten (8400 / 8300, 4400 / 4300): Konten für den Umsatz nach Steuersatz: 8400 (19 %) und 8300 (7 %) im SKR03, 4400 und 4300 im SKR04. Beide sind Automatikkonten. Versand folgt steuerlich der Ware und geht auf dasselbe Erlöskonto; ein Warenkorb mit 19 %- und 7 %-Artikeln ergibt zwei Buchungszeilen. Siehe: Kontentabelle SKR03/SKR04
Steuerfreie Ausfuhr (8120 / 4120): Lieferungen in Drittländer außerhalb der EU — Schweiz, Vereinigtes Königreich, USA — sind umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 1a UStG und werden auf 8120 (SKR04: 4120) gebucht, ohne BU-Schlüssel. Entscheidend ist das Lieferland, nicht die Rechnungsadresse. Den Ausfuhrnachweis führt der Händler, nicht die Datei.
Reverse Charge / innergemeinschaftliche Lieferung (8336 / 4336): Lieferung ohne Umsatzsteuer an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land; der Empfänger versteuert. Gebucht auf 8336 (SKR04: 4336), die USt-IdNr. des Kunden gehört in Feld 40. Shop-Bestellexporte enthalten die USt-IdNr. nicht — die Zeile trägt dann einen Hinweis, der Steuerberater ergänzt sie. Summe des Kontos = Zusammenfassende Meldung. Siehe: OSS, Reverse Charge, Ausfuhr aus dem Shop
OSS (One-Stop-Shop, 8339 / 4339): EU-Verfahren für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern ab 10.000 € Jahresumsatz EU-weit: Es gilt der Steuersatz des Bestimmungslands, gemeldet quartalsweise über das BZSt-Portal. Im Stapel: eine Buchung je Land und Satz auf 8339 (SKR04: 4339), Bestimmungsland in Feld 40, Satz in Feld 41. Die OSS-Meldung selbst ist nicht Teil der Buchhaltung. Siehe: OSS-Buchungen, Taxdoo-Ende: OSS-Meldung und Buchhaltung trennen, Kontentabelle mit OSS-Unterkonten je Land
Feld 40 / Feld 41: „EU-Land u. UStID (Bestimmung)“ und „EU-Steuersatz (Bestimmung)“. Nur bei EU-Sachverhalten gefüllt: OSS mit Land und Satz (z. B. AT und 20,00), Reverse Charge mit der USt-IdNr. des Kunden. Bei Inland und Ausfuhr bleiben beide leer. Der Satz braucht zwei Stellen vor dem Komma („05,50“).
Nebenkosten des Geldverkehrs (4970 / 6855): Aufwandskonto für Zahlungsgebühren — Shopify Payments, PayPal, Stripe. Der Bestellexport kennt die Gebühren nicht; sie stehen in der Auszahlungs- bzw. Transaktions-CSV des Zahlungsdienstleisters. Liegt sie vor, wird je Bestellung „4970 an 1360“ (SKR04: 6855 an 1460) gebucht, sonst bleibt die Gebühr beim Bankabgleich der Kanzlei. Siehe: Shopify Payments Auszahlungen abgleichen
Gutschein-Verbindlichkeit (1593 / 3272): Der Verkauf eines Gutscheins ist zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden, kein Warenumsatz; Konverter buchen ihn auf 1593 (SKR04: 3272). Ob die Umsatzsteuer schon beim Verkauf (Einzweck-Gutschein) oder erst bei der Einlösung (Mehrzweck-Gutschein) entsteht, entscheidet der Steuerberater beim Auflösen des Kontos. Die Einlösung erscheint im Bestellexport als Zahlungsart, nicht als Position, und wird dort nicht aufgelöst. Siehe: Kontentabelle SKR03/SKR04
Festschreibung: Kopffeld 21 bzw. Feld 114: Mit „1“ werden die Buchungen beim Import unveränderbar festgeschrieben, wie die GoBD es für gebuchte Geschäftsvorfälle verlangen. Konverter setzen standardmäßig 1. Wer den Stapel vor der Festschreibung in DATEV noch prüfen will, importiert mit 0 und schreibt danach fest.
CP1252 (Windows-1252): Die Zeichenkodierung, die DATEV für Importdateien erwartet: ein Byte je Zeichen, Umlaute und € enthalten, keine Byte-Order-Mark. Shop-Exporte kommen als UTF-8, Shopify sogar mit BOM. Eine UTF-8-Datei wird meist eingelesen, zeigt aber „MÃ¼ller“ statt „Müller“; mit BOM scheitert die Kopfzeile. Siehe: EXTF-Datei prüfen
DATEV-Format-Prüfprogramm: Kostenloses Programm von DATEV, das eine EXTF-Datei ohne Import auf Struktur, Feldlängen und Zeichensatz prüft. Verbindlich für die Form; inhaltliche Fehler (falsches Konto, falscher Steuersatz) findet es nicht. Unsere Browser-Prüfung deckt dieselben Formregeln ab und läuft ohne Installation. Siehe: EXTF-Datei prüfen
Stapelverarbeitung: Der Import-Dialog in DATEV Rechnungswesen: Buchen › Stapelverarbeitung. Die EXTF-Datei wird unverändert übergeben, DATEV zeigt Fehlerprotokoll und Buchungsvorschau. Danach die Summen je Konto mit der Vorschau des Konverters vergleichen — Erlöskonten und Geldtransitkonten.
Connector vs. Buchungsstapel: Ein Connector (DATEV Buchungsdatenservice, Unternehmen online) überträgt laufend per Schnittstelle und braucht eine DATEV-Freischaltung je Mandant. Ein Buchungsstapel ist eine Datei je Monat, die die Kanzlei selbst importiert — ohne Freischaltung, ohne Speicherung beim Anbieter, dafür mit einem Handgriff im Monat. Siehe: Buchungsstapel oder Connector?

Fehlt ein Begriff? Eine Mail an support+stapel@justarobot.online genügt.