Buchungsstapel oder DATEV-Connector? Wann welches Werkzeug passt
Wer Shop-Umsätze nach DATEV bringen will, findet zwei Arten von Werkzeugen. Connectoren wie pathway, Lexware Office oder sevdesk werden im Shop installiert, ziehen Bestellungen und Zahlungsdaten laufend per Schnittstelle und liefern Buchungsstapel, Zahlungsabgleich und Belege. Buchungsstapel nimmt die CSV-Datei, die der Shop ohnehin exportiert, und macht daraus den DATEV-Buchungsstapel – ohne Installation, ohne Zugriff, ohne Speicherung. Beides hat seinen Platz. Diese Seite sagt, wo.
Was ein Connector kann, was wir nicht können
Damit niemand das falsche Werkzeug kauft, zuerst die Grenzen von Buchungsstapel:
- Zahlungsabgleich. Ein Connector liest Shopify Payments, PayPal, Stripe, Klarna usw. mit, ordnet Auszahlungen den Bestellungen zu und bucht Gebühren. Am Monatsende geht das OPOS-Konto auf. Aus einem Bestellexport geht das nicht: Gebühren stehen nicht darin, wir buchen nur Erlöse auf das Geldtransitkonto der Zahlungsart. Der Steuerberater bucht die Auszahlung gegen das Transitkonto; die Gebührendifferenz ist eine Buchung je Auszahlung.
- Belege. Connectoren erzeugen Rechnungs-PDFs und laden sie nach DATEV Unternehmen online. Wir liefern nur den Buchungsstapel.
- Direkte Übergabe. Ein DATEV-Partner kann per Buchungsdatenservice direkt in die Kanzlei liefern. Bei uns lädt der Steuerberater die EXTF-Datei über die Stapelverarbeitung – ein Klick mehr. Ein Zusatzmodul braucht die Kanzlei dafür nicht, das bestätigt auch die DATEV-Community: eine standardkonforme EXTF-Datei geht direkt über Importieren → Stapelverarbeitung, der ASCII-Import ist nur für Dateien nötig, die dem DATEV-Format nicht entsprechen.
- Erstattungsdaten. Der Shopify-Bestellexport enthält zu Erstattungen nur den Betrag; wir buchen am Monatsende und weisen darauf hin. Ein Connector kennt das Datum.
- Volumen und Betreuung. Bei tausenden Bestellungen im Monat, mehreren Shops, POS-Kassen und Marktplätzen ist ein Connector mit Onboarding und Key-Account-Betreuung das richtige Werkzeug.
Wer das braucht, sollte einen Connector nehmen. Die Preise liegen dort bei etwa 30 bis 140 € im Monat je Shop plus Onboarding-Gebühr, nach Bestellvolumen gestaffelt.
Was Buchungsstapel anders macht
Kein Zugriff auf den Shop. Ein Connector läuft als installierte App mit dauerhaften Rechten auf Bestellungen und Zahlungen und verarbeitet die Daten auf den Servern des Anbieters. Buchungsstapel bekommt nur die CSV-Datei, verarbeitet sie im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht. Für die Kanzlei heißt das: keine Zugangsdaten zu Mandanten-Shops, keine zusätzliche Auftragsverarbeitung in der Datenkette, nichts, was nach dem Export noch irgendwo liegt.
Der Steuerberater ist der Kunde. Connectoren werden vom Händler installiert und bezahlt; die Kanzlei bekommt das Ergebnis. Buchungsstapel ist für die Kanzlei gebaut: Kanzlei-Plan für alle Mandanten, Übersicht über Monate und Mandanten, ein Upload-Link je Mandant, über den der Händler seine Datei hochlädt und die EXTF-Datei direkt per Mail in die Kanzlei kommt.
Kein Vertrieb, kein Onboarding. Konto anlegen, Mandant eintragen, Datei hochladen, Vorschau prüfen. Zehn Minuten. 14 Tage kostenlos ohne Karte, danach 19 € je Mandant und 30 Tage oder 149 € im Jahr; Kanzleien zahlen 49 € für 10 Mandanten, jeder weitere 4 €. Kein Termin, keine Onboarding-Gebühr, kein Preisrechner. Ein Mandant ist ein Unternehmen, nicht ein Shop: Wer Shopify und WooCommerce parallel betreibt, lädt beide Dateien in denselben Mandanten — die Plattform wird an der Datei erkannt.
Mehrere Plattformen, eine Logik. Shopify, WooCommerce und Wix werden nach denselben Regeln gebucht – gleiche Konten, gleiche Hinweise, gleiche Datei. Für eine Kanzlei mit gemischten E-Commerce-Mandanten ist das ein Ablauf statt drei.
Lücken werden benannt, nicht überspielt. Jede Bestellung, deren Export etwas nicht hergibt – Erstattungsdatum, USt-IdNr., Gebühr, fehlendes Lieferland – bekommt einen Hinweis in der Vorschau und in der Mail. Der Steuerberater sieht vor dem Import, was er nachtragen muss.
Die Faustregel
| Situation | Werkzeug |
|---|---|
| Shop mit wenigen hundert Bestellungen im Monat, Kanzlei will monatlich den Umsatzsteuer-Stapel | Buchungsstapel |
| Kanzlei mit mehreren kleinen Shop-Mandanten auf verschiedenen Plattformen | Buchungsstapel, Kanzlei-Plan |
| Händler will Shop-Admin nicht öffnen oder keine weitere App mit Vollzugriff | Buchungsstapel |
| Tausende Bestellungen, mehrere Zahlungsanbieter, OPOS muss automatisch aufgehen | Connector |
| Rechnungs-PDFs sollen automatisch nach DATEV Unternehmen online | Connector |
| Marktplätze (Amazon, TikTok Shop), POS, Billbee/weclapp im Spiel | Connector |
Beides zusammen ist auch ein Weg: Buchungsstapel für die kleinen Mandanten, ein Connector für den einen großen.
Häufige Fragen
Kann ich später von Buchungsstapel zu einem Connector wechseln? Ja, ohne Migration. Es gibt bei uns nichts zu exportieren oder zu kündigen außer dem Abo; die Buchungsstapel liegen in DATEV. Umgekehrt genauso.
Sind die Buchungen weniger korrekt als bei einem Connector? Die Erlösbuchungen sind dieselben: je Steuersatz und Bestellung eine Zeile, Brutto auf das Transitkonto, OSS mit Land und Satz, Reverse Charge, Ausfuhr. Der Importer wurde gegen echte Exporte Buchung für Buchung mit der Schnittstellen-Variante verglichen. Was fehlt, sind Gebühren, Belege und Erstattungsdaten – und das steht bei jeder Bestellung dabei.
Warum ist Buchungsstapel so viel günstiger? Weil es weniger tut: kein Zahlungsabgleich, keine Belege, kein Onboarding-Team. Für den monatlichen Umsatzsteuer-Stapel eines kleinen Shops ist das der Umfang, der gebraucht wird.
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