EXTF-Datei prüfen

Ein DATEV-Buchungsstapel, der in Excel plausibel aussieht, kann in DATEV Rechnungswesen trotzdem scheitern: ein # im Belegfeld, UTF-8 statt CP1252, ein BU-Schlüssel auf einem Automatikkonto, ein Belegdatum außerhalb des Stapels. Diese Prüfung liest die Datei im Browser und listet, was DATEV ablehnen oder falsch verstehen würde. Es wird nichts hochgeladen und nichts gespeichert.

Geprüft wird die Form, nicht der Inhalt: ob ein Erlöskonto oder ein Steuersatz richtig ist, sieht nur der Steuerberater. Verbindlich bleibt DATEVs eigenes Format-Prüfprogramm.

Was geprüft wird

• Datei: Kodierung CP1252 statt UTF-8, keine Byte-Order-Mark, Zeilenende CR/LF, Semikolon als Trennzeichen, Dateiname EXTF_…csv.
• Kopfzeile (31 Felder): Kennzeichen EXTF, Datenkategorie 21, Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum innerhalb des Wirtschaftsjahres, Bezeichnung bis 30 Zeichen, Währung, Festschreibung, Kontenrahmen.
• Spaltenzeile: 125 Spalten in DATEV-Reihenfolge.
• Buchungszeilen: Betrag mit Dezimalkomma und nicht 0,00, Soll/Haben, Konto und Gegenkonto (Länge, nicht identisch), BU-Schlüssel — und ob er auf einem Automatikkonto wie 8400/4400 steht —, Belegdatum TTMM innerhalb des Zeitraums, Belegfeld 1/2 (Zeichenvorrat, 36/12 Zeichen), Buchungstext bis 60 Zeichen, EU-Land und EU-Steuersatz (Felder 40/41), Auftragsnummer, Anführungszeichen bei Textfeldern.

Die Regeln folgen der DATEV-Formatbeschreibung „Buchungsstapel“ (developer.datev.de, Formatversion 13). Was hinter den einzelnen Fehlern steckt, steht in EXTF-Buchungsstapel importieren: typische Fehler; die Begriffe erklärt das Glossar.

Datei aus dem Shop-Export erzeugen

Wer den Stapel noch gar nicht hat: Buchungsstapel erzeugt ihn aus dem Bestellexport von Shopify, WooCommerce, Shopware oder Wix — eine Buchung je Steuersatz, OSS und Reverse Charge auf eigenen Konten, Belegfelder bereits bereinigt. Zur Startseite.