Shopify-Buchhaltung für die Steuerkanzlei: was der Mandant monatlich liefern muss

Ein Shopify-Mandant bringt der Kanzlei jeden Monat dasselbe Problem: Der Kontoauszug zeigt Auszahlungen, der Händler schickt Screenshots aus dem Admin, und die Umsatzsteuer nach Satz und Land muss trotzdem stimmen. Dieser Beitrag beschreibt, was die Kanzlei einmalig festlegt, was der Mandant monatlich liefert und wie daraus ein importierbarer Buchungsstapel wird – ohne dass die Kanzlei Zugriff auf den Shop braucht.

Einmalig: fünf Einstellungen je Mandant

Buchungsstapel legt je Unternehmen einen Mandanten an. Die Kanzlei trägt einmal ein, was DATEV für den Import braucht:

1. Beraternummer und Mandantennummer, wie in Kanzlei-Rechnungswesen.
2. Beginn des Wirtschaftsjahres (Monat), wie ihn der EXTF-Kopf verlangt.
3. Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 und die Sachkontenlänge.
4. OSS an oder aus, je nachdem, ob der Mandant am One-Stop-Shop teilnimmt.
5. Kontenzuordnung: Erlöskonten je Steuersatz, Geldtransitkonten je Zahlungsart, Gutscheinkonto, Gebührenkonto. Vorbelegt sind 8400/8300 für Inland, 8120 für Ausfuhr, 8336 für Reverse Charge, 8339 für OSS, 1360/1361/1362 für Shopify Payments, PayPal und sonstige Zahlungsarten, 4970 für Gebühren; im SKR04 die entsprechenden Konten.

Die Kontenzuordnung lässt sich als Mail an den Steuerberater senden: eine Liste aller Konten samt Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge zum Bestätigen oder Korrigieren. Mehr als diese fünf Punkte gibt es nicht einzustellen.

Monatlich: eine Datei, optional zwei

Der Händler exportiert im Shopify-Admin unter Bestellungen → Exportieren den Monat als CSV. Das ist eine Standardfunktion, keine App, kein Zugriff für Dritte. Diese eine Datei enthält alles für die Umsatzbuchungen: Bestellnummer, Datum, Beträge, Steuerzeilen, Lieferland, Zahlungsart, Zahlungsstatus, erstatteter Betrag.

Optional dazu die Transaktions-CSV unter Finanzen → Auszahlungen → Transaktionen exportieren, für Shops mit Shopify Payments. Sie bringt Gebühren je Bestellung, Erstattungen mit echtem Datum und die Liste der Auszahlungen zum Abhaken gegen den Kontoauszug. Wie der Abgleich damit läuft, steht im Beitrag zu Shopify Payments Auszahlungen in DATEV.

Für Kanzleien mit mehreren Mandanten gibt es je Mandant einen Upload-Link: Der Inhaber lädt seine Dateien selbst hoch, die EXTF-Datei kommt per Mail in die Kanzlei. Die Kanzlei-Übersicht zeigt je Mandant und Monat, ob exportiert wurde; ein rotes „fehlt“ führt direkt zum Upload.

Was im Stapel steht

Aus den Dateien entsteht eine EXTF-Datei EXTF_Buchungsstapel_JJJJ-MM.csv mit einer Buchung je Steuersatz und Bestellung: Konto ist das Geldtransitkonto der Zahlungsart, Gegenkonto das Erlöskonto, gebucht wird brutto. Bei Automatikkonten bleibt der BU-Schlüssel leer. Belegdatum ist das Bestelldatum, Belegfeld 1 die Bestellnummer, Buchungstext etwa „Shopify #1042 Müller“.

Die Steuerklasse folgt dem Lieferland: Deutschland nach 19, 7 oder 0 Prozent, EU-Land nach OSS oder Reverse Charge, Drittland als Ausfuhr. Versand folgt anteilig der Ware, Rabatte sind in den Bruttobeträgen enthalten, Gutscheinverkäufe gehen auf das Verbindlichkeitskonto. Details je Konto im Beitrag Shopify Umsätze in DATEV buchen, zu EU-Lieferungen im Beitrag OSS-Buchungen aus dem Shop.

Die Datei ist mit dem DATEV-Format-Prüfprogramm geprüft und wird in Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert. Ein Zusatzmodul ist dafür nicht nötig, das bestätigt auch die DATEV-Community: eine standardkonforme EXTF-Datei geht direkt über Importieren → Stapelverarbeitung. Wer vor dem Import sicher gehen will, prüft sie kostenlos mit dem EXTF-Check.

Was die Kanzlei weiterhin selbst macht

Die Vorschau vor jedem Download zeigt Summen je Konto, die ersten Buchungen und alle Hinweise. Hinweise sind die Stellen, an denen die CSV nicht genug hergibt und die Kanzlei entscheidet:

• Erstattungen ohne Datum (nur Bestellexport): gebucht am Monatsende, in der Vorschau markiert.
• PayPal-Gebühren: nicht in der CSV, nachzubuchen aus dem PayPal-Bericht, siehe PayPal-Gebühren aus dem Shop buchen.
• USt-IdNr. bei EU-B2B: Buchung auf 8336 mit leerem Feld 40, die Kanzlei trägt die Nummer nach.
• Gutscheineinlösungen: die Bestellung erscheint mit vollem Bruttobetrag.
• Auszahlungen: Bank an Geldtransitkonto entsteht beim Bankabgleich, nicht im Stapel.

Buchungsstapel bucht nur, was in der Datei steht, und sagt, was fehlt. Es ersetzt weder den Bankabgleich noch die Entscheidung über die Kontenzuordnung.

Preis für Kanzleien

49 € im Monat für alle Mandanten eines Kontos, zehn enthalten, jeder weitere 4 €, zzgl. USt. Einzelne Mandanten kosten 19 € je 30 Tage oder 149 € im Jahr. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Karte, und die Vorschau bleibt immer kostenlos. Neben Shopify werden WooCommerce, Wix und Shopware 6 in denselben Mandanten geladen; die Plattform wird an der Datei erkannt.

Werkzeuge für die Kanzlei, kostenlos im Browser: Kontentabelle SKR03/SKR04 als Ausgangspunkt für die Kontenzuordnung, Bestellexport prüfen für den ersten Blick in die Datei des Mandanten.

Häufige Fragen

Braucht die Kanzlei Zugriff auf den Shopify-Shop? Nein. Der Händler exportiert die CSV selbst, entweder lädt er sie über seinen Upload-Link hoch oder schickt sie der Kanzlei. Niemand erhält Zugriff auf den Shop-Admin, und Bestelldaten werden nicht gespeichert.

Was muss der Mandant jeden Monat tun? Den Bestellexport für den Monat herunterladen und hochladen; bei Shopify Payments zusätzlich die Transaktions-CSV. Zwei Klicks im Admin, ein Upload.

Kann ich die Datei in DATEV Unternehmen online importieren? Die EXTF-Datei ist ein Buchungsstapel für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, importiert über die Stapelverarbeitung. Belegbilder für Unternehmen online erzeugt Buchungsstapel nicht.

Was passiert, wenn der Mandant einen Monat vergisst? Die Kanzlei-Übersicht zeigt je Mandant und Monat ein rotes „fehlt“. Der Export kann jederzeit nachgeholt werden: Der Monat wird beim Upload gewählt, Bestellungen außerhalb dieses Monats bleiben außen vor.

Legen Sie einen Mandanten an und prüfen Sie den ersten Monat in der Vorschau: https://buchungsstapel.de/.