Shopify Payments Auszahlungen in DATEV abstimmen: Geldtransitkonto, Gebühren, Transaktions-CSV

Auf dem Bankauszug eines Shopify-Händlers stehen keine Bestellungen, sondern Auszahlungen: alle paar Tage ein Betrag von Shopify Payments, der nie der Summe der Bestellungen entspricht. Gebühren sind abgezogen, Erstattungen verrechnet, und die Bestellungen vom Monatsende stecken in der Auszahlung des Folgemonats. Dieser Beitrag erklärt, wie die Kanzlei diese Beträge mit dem Buchungsstapel zusammenbringt – und welche Datei dafür nötig ist.

Warum die Auszahlung nicht zur Umsatzsumme passt

Eine Auszahlung von Shopify Payments ist ein Saldo aus mehreren Vorgängen eines Zeitraums:

• Zahlungen (charge): die Bruttobeträge der bezahlten Bestellungen.
• Gebühren (fee): je Zahlung ein Abzug, der in der Auszahlung bereits verrechnet ist.
• Erstattungen (refund): ganz oder teilweise zurückgezahlte Bestellungen, oft aus einem früheren Monat.
• Korrekturen (adjustment) und Rückstellungen (reserve): selten, aber vorhanden.

Wer nur die Bestellungen bucht und dann die Auszahlung gegen den Umsatz abhaken will, findet deshalb immer eine Differenz. Der übliche Weg ist ein Geldtransitkonto dazwischen.

Das Geldtransitkonto als Drehscheibe

Buchungsstapel bucht jede Bestellung auf das Geldtransitkonto der Zahlungsart: für Shopify Payments 1360 (SKR04: 1460), brutto, gegen das Erlöskonto des Steuersatzes. Damit liegt der volle Bestellwert auf 1360.

Zwei weitere Buchungen bringen das Konto wieder auf null:

1. Gebühren: Gebührenkonto 4970 (SKR04: 6855) an 1360, je Bestellung.
2. Auszahlung: Bank an 1360, in Höhe des Betrags auf dem Kontoauszug.

Die zweite Buchung entsteht beim Bankabgleich der Kanzlei; Buchungsstapel erzeugt sie bewusst nicht, sonst stünde sie doppelt im Journal. Was bleibt, ist ein Saldo auf 1360, der nur aus zeitlichen Verschiebungen besteht: Bestellungen, die schon gebucht, aber noch nicht ausgezahlt sind. Am Monatsende sollte er der Summe der noch offenen Auszahlungen entsprechen.

Die zweite Datei: Transaktions-CSV

Der normale Bestellexport von Shopify enthält keine Gebühren und kein Erstattungsdatum. Beides steht in einer zweiten Datei, die jeder Shop mit Shopify Payments exportieren kann: im Admin unter Finanzen → Auszahlungen → Transaktionen exportieren.

Die Datei hat je Vorgang eine Zeile mit diesen Spalten: Transaktionsdatum, Typ (charge, refund, adjustment, payout, reserve), Bestellnummer, Kartenmarke, Auszahlungsstatus, Auszahlungsdatum, Betrag, Gebühr, Nettobetrag und Währung. Kundendaten enthält sie nicht.

Wird sie beim Upload als optionale zweite Datei mitgegeben, ergänzt Buchungsstapel den Stapel um drei Dinge:

• Gebühren je Bestellung, gebucht auf 4970 gegen 1360, zum Bestelldatum. Die Zeile charge liefert die Gebühr, die Bestellnummer verknüpft sie mit der Bestellung aus dem Bestellexport.
• Erstattungen mit echtem Datum und exaktem Teilbetrag. Ohne Transaktions-CSV werden Erstattungen am letzten Tag des Exportmonats gebucht, weil der Bestellexport kein Datum kennt. Mit ihr steht jede refund-Zeile mit ihrem Tag im Stapel. Weichen die Beträge beider Dateien voneinander ab, bleibt der Bestellexport maßgeblich, und die Vorschau weist darauf hin.
• Eine Liste der Auszahlungen des Monats als Hinweis in der Vorschau, mit Datum und Betrag, zum Abhaken gegen den Kontoauszug. Gebucht werden sie nicht.

Auszahlungen außerhalb des Exportmonats, Rückstellungen und Beträge in Fremdwährung erscheinen nicht in der Liste.

So sieht der Abgleich in der Kanzlei aus

1. Bestellexport und Transaktions-CSV des Monats hochladen, Vorschau prüfen: Summen je Konto, Gebühren auf 4970, Hinweise zu Auszahlungen.
2. EXTF-Datei über die Stapelverarbeitung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importieren.
3. Beim Bankabgleich jede Auszahlung Bank an 1360 buchen; die Beträge stehen in der Vorschau und auf dem Kontoauszug.
4. Saldo 1360 am Monatsende mit den noch nicht ausgezahlten Bestellungen vergleichen. Geht er nicht auf, liegt es meist an einer Erstattung aus dem Vormonat oder einer Korrekturbuchung von Shopify – beide stehen in der Transaktions-CSV.

Grenzen

Die Funktion ist Beta: geprüft gegen das dokumentierte Format und echte Beispieldateien, aber noch nicht gegen viele Live-Exporte. Wer eine echte Transaktions-CSV einsendet, mit der wir die Funktion bestätigen können, bekommt einen Gratismonat – Details zur Daten-Prämie im Support.

PayPal-Zahlungen stehen nicht in der Transaktions-CSV; ihre Gebühren müssen weiterhin aus dem PayPal-Bericht gebucht werden, siehe PayPal-Gebühren aus dem Shop buchen. Eine Buchung Bank an Geldtransitkonto erzeugt Buchungsstapel in keinem Fall.

Werkzeug dazu, kostenlos im Browser: Shopify Payments Auszahlungen abgleichen rechnet aus der Transaktions-CSV Gebühren je Monat, Erstattungen mit Datum und die Auszahlungsliste für den Bankabgleich aus.

Häufige Fragen

Warum bucht Buchungsstapel die Auszahlung nicht selbst? Weil die Buchung Bank an Geldtransitkonto beim Bankabgleich der Kanzlei entsteht. Eine zweite Buchung aus dem Stapel wäre doppelt. Stattdessen stehen die Auszahlungen mit Datum und Betrag als Hinweis in der Vorschau.

Auf welches Konto gehen die Gebühren von Shopify Payments? Vorbelegt ist 4970 im SKR03 und 6855 im SKR04, gebucht gegen das Geldtransitkonto 1360 bzw. 1460, je Bestellung zum Bestelldatum. Die Zuordnung ist in den Mandanteneinstellungen editierbar.

Was passiert, wenn ich nur den Bestellexport hochlade? Der Stapel enthält dann alle Umsätze, aber keine Gebühren, und Erstattungen werden am letzten Tag des Monats gebucht. Beides steht als Hinweis in der Vorschau. Die Transaktions-CSV kann jederzeit nachgereicht werden.

Muss die Transaktions-CSV denselben Monat abdecken wie der Bestellexport? Ja. Gebühren werden über die Bestellnummer den Bestellungen des Exportmonats zugeordnet; Auszahlungen außerhalb des Monats werden übersprungen.

Laden Sie Bestellexport und Transaktions-CSV eines Monats hoch und prüfen Sie Gebühren und Auszahlungen in der Vorschau: https://buchungsstapel.de/.