PayPal-Gebühren aus Shopify und WooCommerce buchen: was der Bestellexport nicht enthält

PayPal ist die Zahlungsart, bei der Buchungsstapel eine Lücke ausdrücklich je Bestellung meldet: Die Gebühr steht nicht in der CSV. Dieser Beitrag erklärt, was mit PayPal-Bestellungen im Stapel passiert, wo die Gebühren herkommen und wie die Kanzlei sie nachbucht.

Was der Bestellexport über PayPal weiß

Der Bestellexport von Shopify enthält je Bestellung die Zahlungsart (Payment Method); bei WooCommerce steht sie in der Spalte der Zahlungsmethode des Export-Plugins. Daraus erkennt Buchungsstapel, dass die Bestellung über PayPal bezahlt wurde, und bucht sie auf das Geldtransitkonto 1361 (SKR04: 1461) – brutto, gegen das Erlöskonto des Steuersatzes, genau wie eine Shopify-Payments-Bestellung auf 1360.

Was der Bestellexport nicht enthält, ist die PayPal-Transaktion selbst: weder die Gebühr noch den Nettobetrag, noch das Datum, an dem PayPal das Geld auf das Bankkonto überwiesen hat. Buchungsstapel kann diese Werte nicht erfinden. Jede PayPal-Bestellung trägt deshalb in der Vorschau den Hinweis „PayPal-Gebühr steht nicht in der CSV – nicht gebucht“. Der Umsatz ist vollständig gebucht; nur der Aufwand fehlt.

Warum das Geldtransitkonto trotzdem aufgeht

Auf 1361 liegt nach dem Import der volle Bruttobetrag jeder PayPal-Bestellung. PayPal überweist aber nur den Betrag abzüglich Gebühr, und oft mehrere Bestellungen gesammelt. Damit das Konto wieder auf null kommt, braucht es zwei Buchungen, die beide außerhalb des Bestellexports entstehen:

1. Gebühr: Gebührenkonto 4970 (SKR04: 6855) an 1361.
2. Überweisung auf das Bankkonto: Bank an 1361, in Höhe des tatsächlich eingegangenen Betrags.

Die zweite Buchung ist Teil des Bankabgleichs. Die erste braucht eine Quelle.

Die Quelle: der PayPal-Bericht

PayPal stellt im Geschäftskonto unter Berichte eine Aktivitätenübersicht zum Download bereit, wahlweise als CSV. Sie enthält je Transaktion Datum, Typ, Bruttobetrag, Gebühr und Nettobetrag, dazu die Rechnungs- oder Bestellnummer, sofern der Shop sie mitgibt. Aus dieser Datei bucht die Kanzlei die Gebühren nach:

• Je Transaktion, wenn die Bestellnummer im Bericht steht und die Zuordnung zum Buchungstext des Stapels gewünscht ist.
• Als Monatssumme, wenn die Kanzlei Gebühren nur summarisch auf 4970 bucht. Konto und steuerliche Behandlung der Gebühr legt der Steuerberater fest.

Welche der beiden Varianten passt, hängt von der Kanzlei ab. Buchungsstapel greift hier nicht ein: Die Hinweise in der Vorschau sagen, welche Bestellungen betroffen sind, und die Summe je Konto zeigt, wie viel auf 1361 liegt.

Wie sich das von Shopify Payments unterscheidet

Für Shopify Payments gibt es die Transaktions-CSV als zweite Datei, mit der Gebühren je Bestellung und Erstattungen mit echtem Datum gebucht werden – Details im Beitrag zu Shopify Payments Auszahlungen in DATEV. PayPal-Transaktionen stehen nicht in dieser Datei. Ein eigener Import des PayPal-Berichts existiert derzeit nicht.

Wer ihn braucht, kann eine echte PayPal-Berichtsdatei einsenden (Daten-Prämie). Gebaut wird nach Nachfrage, und für das Format bräuchte es eine echte Datei, nicht die Dokumentation.

Was das für die Vorschau bedeutet

Ein Monat mit 40 Bestellungen, davon 12 über PayPal, zeigt in der Vorschau 12 Hinweise zur fehlenden Gebühr. Das ist kein Fehler, sondern die Liste der Buchungen, die die Kanzlei aus dem PayPal-Bericht ergänzt. Alle 40 Umsätze sind gebucht, die Umsatzsteuer stimmt, und die Erlöskonten sind vollständig. Nur 1361 bleibt so lange über dem Sollwert, bis Gebühren und Überweisungen gegengebucht sind.

Werkzeug dazu, kostenlos im Browser: Bestellexport prüfen zeigt je Zahlungsart, ob Gebühren in der CSV stehen, und welche Buchungen daraus folgen.

Häufige Fragen

Bucht Buchungsstapel PayPal-Gebühren? Nein. Der Bestellexport enthält sie nicht, und Buchungsstapel bucht nur, was in der Datei steht. Jede PayPal-Bestellung erscheint mit dem Hinweis, dass die Gebühr nicht gebucht wurde. Der Umsatz selbst ist vollständig auf 1361 gebucht.

Auf welches Konto gehören PayPal-Umsätze? Vorbelegt ist das Geldtransitkonto 1361 im SKR03 und 1461 im SKR04. Die Zuordnung ist je Mandant editierbar; der Steuerberater bestätigt sie einmalig.

Woher bekomme ich die Gebühren? Aus dem Aktivitäten- oder Transaktionsbericht im PayPal-Geschäftskonto, als CSV. Er enthält Bruttobetrag, Gebühr und Nettobetrag je Transaktion.

Gilt das auch für WooCommerce? Ja. Auch die WooCommerce-Export-CSV enthält keine Gebühren des Zahlungsanbieters. Die Zahlungsart wird erkannt, die Bestellung auf das passende Geldtransitkonto gebucht, die Gebühr als Hinweis gemeldet.

Laden Sie den Bestellexport eines Monats hoch und sehen Sie in der Vorschau, welche Bestellungen über PayPal liefen: https://buchungsstapel.de/.