OSS-Meldung aus dem Shop-Export

Seit dem 1. Juli 2021 meldet ein deutscher Onlineshop die Umsatzsteuer auf Lieferungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern nicht mehr in jedem Land einzeln, sondern einmal je Quartal im One-Stop-Shop (OSS) beim Bundeszentralamt für Steuern. Voraussetzung ist die Registrierung im BZSt-Online-Portal (BOP); fällig ist die Meldung – und die Zahlung – bis zum Ende des Monats nach dem Quartal, also 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Wer registriert ist, meldet auch ein Quartal ohne Umsätze (Nullmeldung).

Die Meldung selbst ist eine kurze Tabelle: je Land des Verbrauchs und Steuersatz die Bemessungsgrundlage (netto) und die darauf entfallende Umsatzsteuer. Alles, was dafür nötig ist, steht im Bestellexport des Shops.

Was aus dem Bestellexport gelesen wird

Der Export enthält je Bestellung das Lieferland, die Steuerzeilen mit Satz und Betrag (bei Shopify etwa „FR TVA 20%“, „AT USt 10%“), Versandkosten und den erstatteten Betrag. Daraus ergibt sich für jede Bestellung, welcher Steuerfall vorliegt:

• Lieferland in der EU, kein Firmenkunde mit USt-IdNr., Steuer des Bestimmungslands berechnet → OSS-Umsatz, in die Meldung.
• EU-Firmenkunde ohne Steuer → Reverse Charge, gehört in die Zusammenfassende Meldung, nicht in den OSS.
• Drittland → steuerfreie Ausfuhr, nicht im OSS.
• Deutschland → Inland, deutsche Voranmeldung.
• Gutscheinverkäufe sind keine Lieferung; erst die Einlösung ist Umsatz.

Der Versand wird wie die Ware besteuert und anteilig auf die Steuersätze der Bestellung verteilt. Erstattungen desselben Quartals mindern die Bemessungsgrundlage; Erstattungen zu Bestellungen früherer Quartale sind Berichtigungen (dazu unten).

Netto, Umsatzsteuer, Regelsatz oder ermäßigt

Der Export nennt Bruttobeträge. Die Bemessungsgrundlage ist Brutto ÷ (1 + Satz), die Umsatzsteuer die Differenz – je Land und Satz einmal gerundet, nicht je Bestellung, damit die Summe der Meldung zur Summe der Buchführung passt. Ob ein Satz im Formular als Regelsatz („STANDARD“) oder ermäßigt („REDUCED“) gilt, entscheidet die Satztabelle des Bestimmungslands: Frankreich 20 % ist Regelsatz, 5,5 % und 10 % sind ermäßigt; Österreich 20 % / 10 % / 13 %; Italien 22 % / 10 % / 5 % / 4 %. Stark ermäßigte Sätze und Zwischensätze meldet das Formular ebenfalls als „REDUCED“.

Ein Sonderfall verdient einen eigenen Blick: Bestellungen ins EU-Ausland, auf die der Shop deutsche Umsatzsteuer berechnet hat. Das passiert bei Shops unter der Lieferschwelle – zulässig – oder bei falschen Steuereinstellungen. Ein Satz, den das Bestimmungsland nicht kennt (19 % nach Frankreich), gehört nicht in die OSS-Meldung; die Umsatzsteuer wurde als deutsche Steuer vereinnahmt und gehört in die deutsche Voranmeldung. Solche Bestellungen werden gesondert ausgewiesen, damit die Steuereinstellungen geprüft werden können.

Die Importdatei für das BZSt-Online-Portal

Das BOP nimmt die Meldung als CSV-Datei entgegen („Import von Daten“ im Formular „Steuererklärung für die OSS EU-Regelung“). Die Schnittstelle ist veröffentlicht: erste Zeile #v2.0, dann je Land eine Zeile der Satzart 1, dann je Land und Satz eine Zeile der Satzart 3 für Warenlieferungen aus dem Inland – Land, Typ, Satz, Bemessungsgrundlage, Umsatzsteuer, mit Punkt als Dezimaltrennzeichen und UTF-8. Griechenland heißt darin „EL“, Nordirland „XI“. Die Datei darf nicht in Excel geöffnet und neu gespeichert werden.

#v2.0
1,AT
1,FR
3,AT,STANDARD,20.00,45.00,9.00
3,AT,REDUCED,10.00,20.00,2.00
3,FR,STANDARD,20.00,106.67,21.33
3,FR,REDUCED,5.50,28.44,1.56

Wer die Meldung von Hand einträgt, braucht dieselben Zahlen; der Umsatzreport ist dafür die lesbare Form und zugleich die Aufzeichnung, die für OSS-Umsätze zehn Jahre aufzubewahren ist.

Berichtigungen

Eine Erstattung im laufenden Quartal zu einer Bestellung aus einem früheren Quartal mindert nicht die laufende Meldung, sondern die damalige. Das Portal erwartet dafür je Land und Quartal den bisher erklärten und den berichtigten Steuerbetrag (Satzart 6) – also die Gesamtbeträge der alten Meldung, nicht die Differenz. Der bisherige Betrag steht in der damaligen Meldung – bei Buchungsstapel im Umsatzreport des Quartals. Wird diese Datei mit hochgeladen, stehen die Berichtigungen als Satzart 6 in der BOP-Datei; ohne sie werden sie als Tabelle ausgegeben (Land, Quartal, erstattetes Brutto, Umsatzsteuer weniger) und im Portal von Hand eingetragen: berichtigter Betrag = bisheriger Betrag minus die Umsatzsteuer der Erstattung. Berichtigungen sind bis drei Jahre nach dem ursprünglichen Abgabetermin möglich.

Damit Erstattungen im richtigen Quartal landen, braucht es ihr Datum. Der Shopify-Bestellexport nennt nur den erstatteten Betrag; das Datum liefert die Transaktions-CSV von Shopify Payments als zweite Datei. Ohne sie gilt das Quartalsende.

Die Lieferschwelle

Die OSS-Pflicht beginnt, sobald die Fernverkäufe an Privatkunden in allen anderen EU-Ländern zusammen 10.000 € netto im Kalenderjahr übersteigen (§ 3c Abs. 4 UStG) – die alten Länderschwellen gibt es nicht mehr. Darunter darf deutsche Umsatzsteuer berechnet werden; wer freiwillig zur Bestimmungslandbesteuerung wechselt, ist zwei Jahre gebunden. Die Summe lässt sich aus den Exporten des Jahres bilden – auch für Shops, die noch deutsche Steuer berechnen, denn gezählt wird der Nettoumsatz, nicht die Steuer.

Was nicht aus dem Bestellexport geht

• Warenlieferungen aus Lagern in anderen Mitgliedstaaten (Amazon FBA, Satzart 5): der Export nennt kein Versandlager. Das bleibt bei spezialisierten Diensten.
• Elektronische Dienstleistungen (Satzart 2) – ein Warenshop hat sie in der Regel nicht.
• Die Abgabe selbst: hochladen, absenden und überweisen macht der Händler oder die Kanzlei im Portal.
• Fremdwährungen: die Meldung ist in Euro; Shops mit anderer Basiswährung sind nicht abgedeckt.

Werkzeuge dazu, kostenlos im Browser: OSS-Vorschau berechnet die Meldung eines Quartals aus den Bestellexporten; Bestellexport prüfen zeigt vorab die Steuerfälle einer Datei. Die Importdatei für das Portal erzeugt Buchungsstapel – aus denselben Dateien wie den DATEV-Buchungsstapel, in dem die OSS-Umsätze auf 8339 (SKR04: 4339) stehen.

Häufige Fragen

Muss ich mich für den OSS registrieren? Nur wenn die EU-weiten Fernverkäufe an Privatkunden 10.000 € netto im Jahr übersteigen oder Sie freiwillig zur Bestimmungslandbesteuerung wechseln. Die Registrierung läuft über das BZSt-Online-Portal und gilt ab dem Quartal nach der Anzeige; die Entscheidung gehört in die Hände der Steuerkanzlei.

Kann ich die Meldung selbst abgeben? Ja. Das Portal ist kostenlos; gebraucht werden die Zahlen je Land und Satz und ein Zertifikat oder ELSTER-Zugang. Viele Kanzleien geben die Meldung für ihre Mandanten ab.

Was ist mit Erstattungen, die im Export kein Datum haben? Sie werden zum Quartalsende angesetzt. Bei Shopify liefert die Transaktions-CSV von Shopify Payments das echte Datum; damit landen Erstattungen zu alten Bestellungen in den Berichtigungen des richtigen Quartals.

Passen Meldung und DATEV-Buchungsstapel zusammen? Beide entstehen aus denselben Dateien mit derselben Zuordnung der Steuerfälle. Die Summe der Meldung je Land und Satz entspricht den Buchungen auf dem OSS-Erlöskonto mit demselben Land in Feld 40 und Satz in Feld 41 – die Kanzlei kann beides gegeneinander prüfen.